Els actes administratius derivats dels processos selectius o de concurrència competitiva poden contenir informació personal sobre persones físiques, com ara, dels aspirants.
Cal partir de la premissa que els principis d’igualtat, mèrit i capacitat regeixen l’accés a la funció pública i que la llei ha de regular l’accés a la funció pública d’acord amb aquests principis constitucionals (article 23.2 i article 103.3 de la Constitució espanyola de 1978).
En aquest sentit, la normativa de funció pública assenyala que els principis de publicitat i transparència també regeixen la selecció del personal funcionari o laboral al servei de l’Administració (article 55 del Reial decret legislatiu 5/2015, de 20 d’octubre, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de l’Estatut bàsic de l’empleat públic, TREBEP). En termes similars, ho disposa la normativa de funció pública aplicable en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i en l’àmbit de l’Administració local.
D'altra banda, la normativa de transparència determina que les administracions públiques han de publicar les convocatòries i els resultats dels processos selectius d’accés als cossos i escales de personal funcionari, estatutari i personal laboral; també de promoció interna, de provisió provisional i definitiva, de personal interí o laboral temporal i les borses d’interins (article 9.1.e de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, LTC i article 21.1 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública, RLTC).
A banda d’això, l’article 45.1.b de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPAC), estableix que s’han de publicar els actes derivats dels processos selectius o de concurrència competitiva. Aquesta publicació té efectes de notificació. En termes semblants, ho disposa l’article 58.4.c de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya.
Així, de la normativa assenyalada es desprèn que la publicació dels actes administratius en els processos selectius té una doble finalitat: 1) substitueix la notificació de les persones interessades i 2) garanteix la transparència del procés selectiu.
En qualsevol cas, aquesta publicació d'informació personal en els processos selectius s’ha de fer en consonància amb la normativa de protecció de dades; és a dir, d’acord amb els principis i les obligacions establerts pel Reglament UE 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals (RGPD) i la normativa legal que el complementa.
La interpretació conjunta de la normativa esmentada pot generar dubtes a l’hora de publicar la informació personal sobre els aspirants: quina informació s’ha de publicar, com s’ha de publicar i fins quan s’ha de mantenir publicada.
Per respondre aquestes qüestions, hem d’analitzar la normativa aplicable a l’administració que organitzi el procés selectiu concret.
L’APDCAT s’ha pronunciat en aquest sentit sobre els portals de transparència en l’informe d’auditoria 1/2018, i també en diversos dictàmens i resolucions que cito en aquest apunt, que es poden consultar al seu web.
Quina informació s’ha de publicar?
En primer lloc, i aplicable a qualsevol administració pública, la normativa de transparència estableix que s’ha de publicar, com a mínim, l’anunci de la convocatòria, les bases de la convocatòria, els anuncis oficials, el nom i cognoms i les quatre xifres numèriques aleatòries del document d’identitat o document equivalent de les persones admeses en cada prova o exercici del procés i de la persona seleccionada (article 21.2 del RLTC, en relació amb l’article 9.1.e de la LTC).
En segon lloc, en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, la normativa de funció pública aplicable disposa que s’han de publicar les llistes de persones admeses i excloses en el procés selectiu, així com la llista de persones aprovades en cada prova per ordre de puntuació. També s'ha de publicar la llista final de persones aprovades per ordre de puntuació i els nomenaments (articles 22, 24 i 26 del Decret 28/1986, de 30 de gener, de Reglament de selecció de personal de l’Administració de la Generalitat de Catalunya).
En tercer lloc, en l’àmbit de l’Administració local, la normativa de funció pública aplicable estableix que s’han de publicar les llistes de les persones admeses i excloses en el procés selectiu i la puntuació obtinguda en les diferents fases del procés pels aspirants aprovats; així com la qualificació final dels participants, el resultat final del procés i els nomenaments (articles 78, 80 i següents del Decret 214/1990, de 30 de juliol, pel qual s’aprova el Reglament del personal al servei de les entitats locals, RPEL).
Finalment, cal tenir en compte que, atès que la publicació dels actes administratius en els processos selectius o de concurrència competitiva té efectes de notificació a les persones interessades, la disposició addicional setena de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD), estableix que s’han d’identificar les persones interessades mitjançant nom i cognoms i afegir les quatre xifres numèriques aleatòries del seu document nacional d’identitat o equivalent. Per determinar les quatre xifres numèriques, es pot aplicar l’orientació que, de forma conjunta, van adoptar l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, l’Agència Basca de Protecció de Dades, el Consell de Transparència i Protecció de Dades d’Andalusia i l’APDCAT, que es pot consultar en aquest enllaç.
Per tant, la publicació de la identitat de les persones admeses i excloses, dels aspirants que aproven cada prova o fase intermèdia del procés selectiu i dels aspirants que aproven el procés selectiu, està justificada per la normativa de transparència i de funció pública analitzada. En aquest cas, la base jurídica que legitimaria la publicació la trobem en una obligació legal o bé en una missió efectuada en interès públic o en l’exercici de poders públics, d’acord amb l’article 5.1.a del RGPD, en relació amb els articles 6.1.c i e del RGPD (CNS 12/2024 i CNS 5/2019).
És important assenyalar que, en el cas dels exclosos en la fase d’admissió del procés selectiu, seria suficient publicar-ne el número d’identificació parcial, sense nom i cognoms, atès que l'objectiu és que només les persones interessades coneguin el motiu d’exclusió i l’esmenin, sense que se’n conegui la identitat (CNS 25/2022).
Pel que fa als aspirants suspesos o no aptes en qualsevol de les proves o fases intermèdies del procés selectiu, i dels que no superen el procés selectiu, la normativa analitzada no disposa la publicació de la seva identitat (PS 6/2023 i PS 17/2022).
En aquest sentit, en l’informe d’auditoria 1/2018, sobre els portals de transparència, s’indica que es pot habilitar un sistema d’accés restringit que permeti a cada aspirant conèixer la seva situació concreta i la qualificació que ha obtingut, prèvia identificació i autenticació personal.
Com s’ha de publicar la informació?
L’administració que organitzi el procés selectiu ha de concretar les obligacions legals esmentades en les bases de la convocatòria del procés selectiu, per exemple, el lloc on es publicarà la informació (art. 45.1.b de la LPAC).
A més, en les bases de la convocatòria i en la sol·licitud de participació, s’ha d’informar les persones interessades sobre el tractament de les seves dades personals en el procés selectiu (art. 12 i 13 del RGPD). En particular, cal informar-los que les seves dades personals es poden publicar en compliment del principi de publicitat activa previst en la normativa de transparència i en compliment de la normativa analitzada. A més, cal recordar-los la possibilitat d'exercir el seu dret d'oposició si concorre alguna circumstància singular que requereixi una especial protecció.
En qualsevol cas, les dades personals que es publiquin han de ser adequades, pertinents i limitades al que és necessari per a les finalitats del tractament (art. 5.1.c del RGPD).
Recordem que en els processos selectius o de concurrència competitiva la finalitat de la publicació és doble: la publicitat general i la notificació a les persones afectades.
Per això, a priori, les persones interessades en els processos selectius s’han d’identificar amb nom i cognoms i s'han d'afegir les quatre xifres numèriques aleatòries del seu document nacional d’identitat o equivalent (CNS 12/2024 i CNS 5/2019).
No obstant això, hi pot haver circumstàncies particulars que aconsellin aplicar tècniques de pseudonimització, com a mecanisme alternatiu d’identificació de les persones interessades, sense identificar-les amb nom i cognoms. Per exemple, en el cas de les persones víctimes de violència de gènere, persones amb discapacitat o diversitat funcional, l’ús d’un codi no desxifrable per terceres persones, com el codi de la sol·licitud de participació en el procés, seria una tècnica adequada per protegir-ne la identitat. També estaria justificat identificar els membres de les forces i cossos de seguretat a través d’un codi, per garantir-ne la seguretat (CNS 25/2022 i PS 43/2023).
En qualsevol cas, el mecanisme alternatiu d’identificació que s’utilitzi s’hauria d’aplicar des de la fase d’admissió i en totes les fases intermèdies o successives del procés selectiu, per evitar encreuament eventual de dades personals.
Fins quan s’ha de mantenir publicada la informació?
Finalment, cal tenir present que els actes que deriven dels processos selectius s’han de mantenir publicats només durant els terminis necessaris per complir les finalitats preteses (article 5.1.e del RGPD).
La informació sobre les convocatòries i el resultat final dels processos selectius s’ha de mantenir publicada durant el termini de cinc anys, d’acord amb l’obligació de transparència i publicitat activa establerta en l’article 9.1.e de la LTC, en relació amb l’article 13.6 del RLTC.
La informació sobre la fase d’admissió i les fases intermèdies o successives dels processos selectius s’ha d’actualitzar de manera contínua, en funció del desenvolupament de cada convocatòria (art. 21.3 del RLTC).
En aquest sentit, la llista de persones admeses i, si escau, d’excloses del procés selectiu, la llista d’aspirants admesos en cada prova o fase i els resultats de cada prova o fase, s’han de retirar tan aviat finalitzin els terminis assenyalats per presentar les al·legacions o els recursos per impugnar l’acte administratiu, atès que, en aquests casos, les finalitats de transparència i de notificació a les persones interessades s’esgoten quan finalitzen els terminis esmentats (PS 35/2024, CNS 12/2024 i CNS 25/2022).