El reciente aplazamiento en España del sistema de facturación electrónica Verifactu, cuya entrada obligatoria se ha pospuesto hasta 2027, ha reavivado el debate sobre los plazos del registro horario digital.
La normativa en vigor exige desde 2019 que todas las empresas mantengan un registro diario de la jornada laboral, pero desde el Ministerio de Trabajo se pretende elevar ese requisito. Su reforma, incluida en un principio dentro de la reducción de la jornada laboral, impondrá que los registros deberán realizarse mediante sistemas digitales, con fichajes electrónicos que incluyan hora y minuto exactos de inicio, fin, pausas, horas extra, modalidad presencial o a distancia, y con trazabilidad garantizada.
Hasta ahora, su entrada en vigor se espera para principios de 2026, tras la aprobación definitiva del decreto-ley y su publicación en el BOE. Sin embargo, este plazo se ha visto comprometido por el calendario. Algunas empresas de soluciones de control horario ya reconocen que la posibilidad de un aplazamiento realista existe.
Por qué se considera un aplazamiento
El control horario digital, en principio, será obligatorio en 2026 para todas las empresas con trabajadores, independientemente de su tamaño o actividad, "aunque cada vez se contempla más su retraso hasta el 2027, al igual que Verifactu", apuntan desde compañías de referencia en el sector de control horario digital como Kronjop.
Entre las razones que llevan a barajar esa posibilidad, el esfuerzo que supondrá implantarlo a nivel global en todo el tejido empresarial español.
Las principales dificultades para adaptarse al nuevo registro horario digital de las empresas suelen centrarse en aspectos técnicos, de proceso y de cumplimiento, especialmente para pymes y autónomos con trabajadores a su cargo.
Integrar un registro horario digital único y seguro puede requerir actualizaciones de software, migración de datos y pruebas de interoperabilidad con nómina y gestión de turnos. Lo que conlleva un proceso complejo además de costes añadidos.
A este respecto, el precedente de Verifactu pone sobre la mesa la idea de que un cambio normativo de tal calado precisa plazos más amplios para su implementación.
Más si se tiene en cuenta que solo un 25,9% de pequeñas y medianas empresas cuentan con un software específico para registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Según el Barómetro de la Asesoría 2025 elaborado por Wolters Kluwer, y dado a conocer en octubre, hasta un 74,1% de pymes aún reflejan la jornada laboral de manera manual.
A esto se suma una cuestión de tiempos. El decreto que regula el registro digital aún no ha sido publicado en el BOE, y, por tanto, no es jurídicamente exigible.
El Consejo de Ministros del 30 de septiembre tramitó por vía de urgencia el real decreto que reforma el registro de jornada actual. A partir de ahí, debe someterse a distintos informes preceptivos, lo que puede alargar ligeramente el calendario hasta su entrada en vigor.
Ahora bien, una vez se apruebe el plazo de adaptación es realmente corto: 20 días desde su publicación en el BOE.
Qué implica el nuevo registro
La intención de Trabajo que lleva a la reforma es aportar más transparencia al mercado laboral y acabar con los más de 2,8 millones de horas extraordinarias semanales que se hacen sin retribuir en España.
Lo cual conllevará un cambio sustancial. Desde su entrada en vigor quedará prohibido cualquier formato manual o en papel. El propio trabajador será quien realice el fichaje de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y finalización de cada jornada, además registrarán todas aquellas interrupciones que afecten a su cómputo. Asimismo, se incluirá la parte de la jornada que se desarrolla en modo presencial y a distancia.
El registro digital deberá cumplir con el derecho a la intimidad y la protección de datos, además de permitir acceso directo en cualquier momento al trabajador o Inspección de Trabajo.
Cristina Fernández Esteban